Siadasz wieczorem i układasz plan na jutro. Praca, zakupy, trening, kilka spraw do załatwienia, może jeszcze godzina na własny projekt. Patrzysz na listę i wszystko wydaje się rozsądne. Przecież masz czas. Teoretycznie każde z tych zadań da się zmieścić w ciągu dnia. Następnego dnia przychodzi jednak rzeczywistość. Gorzej spałaś, w pracy było więcej bodźców niż zwykle, jedna rozmowa zajęła Ci pół godziny, po południu trudno Ci się skupić. Patrzysz na swój plan i nagle coś, co jeszcze wczoraj wyglądało całkiem normalnie, wydaje się ogromne. Łatwo wtedy dojść do wniosku: „Znowu nie zrobiłam tego, co zaplanowałam”. Tylko że być może problem wcale nie polega na tym, że źle realizujesz swoje plany. Być może tworzysz je dla wersji siebie, która nie istnieje każdego dnia.
Dlaczego tak łatwo planujemy dla idealnej wersji siebie?
Kiedy planujemy, bardzo łatwo liczyć przede wszystkim czas. Mam dwie wolne godziny, więc mogę zrobić trening, przygotować coś do jedzenia i jeszcze popracować nad projektem. Mam wolną sobotę, więc załatwię wszystko, czego nie udało się zrobić w tygodniu. Matematycznie może się zgadzać. Tylko że człowiek nie funkcjonuje jak kalendarz, w którym każda wolna godzina ma dokładnie taką samą wartość. Dwie godziny po spokojnym poranku mogą wyglądać zupełnie inaczej niż dwie godziny po ośmiu godzinach pracy, trudnej rozmowie i całym dniu podejmowania decyzji. Dlatego dostępny czas nie mówi jeszcze, ile rzeczy rzeczywiście jesteś w stanie zrobić.
Do planu często nieświadomie wpisujemy również pewne założenie: jutro będę miała energię. Będę skupiona. Nic niespodziewanego się nie wydarzy. Zadania zajmą dokładnie tyle czasu, ile przewiduję. Będę chciała robić to, co dzisiaj zaplanowałam. W praktyce tworzymy więc plan nie tylko na przyszły dzień. Tworzymy go dla przyszłej wersji siebie, która jest wypoczęta, skoncentrowana, zmotywowana i działa w idealnych warunkach. Problem nie polega na tym, że taka wersja Ciebie nigdy się nie pojawia. Czasami się pojawia. Problem zaczyna się wtedy, kiedy staje się podstawowym założeniem każdego planu.
Czas to tylko jeden z Twoich zasobów
Do działania potrzebujesz czasu, ale również energii, uwagi i pewnej przestrzeni mentalnej. Możesz mieć wolny wieczór i jednocześnie bardzo mało energii. Możesz mieć energię fizyczną, ale trudność ze skupieniem uwagi na zadaniu wymagającym koncentracji. Możesz mieć kilka godzin dla siebie, ale przez dużą część tego czasu myśleć o czymś, co wydarzyło się wcześniej. Sam fakt, że w kalendarzu znajduje się wolne miejsce, nie oznacza więc automatycznie, że masz pełne zasoby do jego wykorzystania.
Warto zacząć rozróżniać te rzeczy. Zamiast pytać wyłącznie: „Ile mam dzisiaj czasu?”, możesz również sprawdzić: „Ile mam energii?”, „Jak wygląda moja uwaga?”, „Ile mam dzisiaj przestrzeni na kolejne decyzje i zadania?”. Nie chodzi o wykonywanie dokładnego pomiaru ani ocenianie siebie przez cały dzień. Chodzi o zauważenie czegoś bardzo prostego: Twoje możliwości są zmienne, więc plan, który ma Ci służyć, powinien mieć możliwość reagowania na tę zmienność.
Wyobraź sobie dwa poniedziałki. W obu kończysz pracę o tej samej godzinie i masz trzy godziny wolnego wieczoru. W pierwszy dzień dobrze spałaś, praca była spokojna i wracasz do domu z poczuciem, że masz jeszcze przestrzeń na własne rzeczy. W drugi dzień spałaś słabo, od rana coś się działo, kilka osób czegoś od Ciebie chciało i po powrocie najchętniej przez godzinę nie podejmowałabyś żadnej decyzji. Kalendarz pokazuje dokładnie to samo: trzy wolne godziny. Twoje zasoby mówią jednak coś zupełnie innego.
Kiedy niewykonany plan zaczyna wyglądać jak osobista porażka
Problem ze sztywnym planowaniem nie kończy się na tym, że część zadań zostaje niezrobiona. Znacznie ważniejsze może być to, co dzieje się później. Jeśli plan staje się punktem odniesienia dla oceny całego dnia, łatwo pomyśleć: „Znowu zrobiłam za mało”, „Miałam tyle czasu i go zmarnowałam”, „Dlaczego inni potrafią, a ja nie?”, „Muszę się bardziej zmobilizować”. Wtedy plan przestaje być narzędziem organizującym działanie, a zaczyna przypominać test, który każdego wieczoru można zdać albo oblać.
Warto odwrócić tę perspektywę. Jeżeli rano zaplanowałaś określony zakres działania, a w ciągu dnia zmieniły się warunki, aktualizacja planu nie musi oznaczać rezygnacji. Plan powstał na podstawie informacji dostępnych w konkretnym momencie. Kiedy informacje się zmieniają, można zmienić również plan. Robimy to przecież bez większych emocji w wielu innych sytuacjach. Jeśli zaczyna padać, zmieniamy trasę spaceru. Jeśli pociąg ma opóźnienie, aktualizujemy godzinę przyjazdu. Nie uznajemy, że pierwotny rozkład jazdy musi zostać wykonany siłą woli. Z własnymi planami często jesteśmy znacznie mniej elastyczni.
Dobry plan powinien mieć możliwość zmiany zakresu
Planowanie według zasobów nie oznacza robienia tylko tego, na co masz ochotę. Nie oznacza też ciągłego obniżania sobie wymagań. To ważne rozróżnienie, szczególnie jeśli jesteś osobą ambitną i masz rzeczy, które naprawdę chcesz zrealizować. Elastyczność nie musi oznaczać rezygnacji z kierunku. Możesz zachować cel i jednocześnie zmieniać zakres działania w zależności od dnia.
Właśnie tutaj przydaje się plan minimum, optimum i maksimum. Zamiast tworzyć jedną wersję dnia, możesz przygotować trzy warianty tego samego planu. Optimum jest wersją podstawową. To nie plan dla najbardziej produktywnego dnia w miesiącu, ale realistyczny zakres na zwykły dzień, kiedy masz wystarczająco dużo zasobów. Minimum jest wersją na dzień, kiedy zasobów jest mniej. Zostawiasz w nim rdzeń: tę część działania, która pozwala Ci nadal poruszać się w wybranym kierunku. Maksimum jest natomiast możliwością na dzień, kiedy rzeczywiście masz więcej przestrzeni. Nie powinno być ukrytym standardem ani kolejną listą rzeczy, które „wypadałoby” zrobić.
Załóżmy, że chcesz regularnie pracować nad własnym projektem. W wersji minimum możesz przeznaczyć na najważniejsze zadanie 20 minut. W optimum pracujesz godzinę i wykonujesz jeszcze jedno mniejsze zadanie. W maksimum robisz to samo, a jeśli nadal masz przestrzeń, sięgasz po dodatkową rzecz z listy. Kierunek pozostaje ten sam. Nie zmienia się również to, co jest dla Ciebie ważne. Zmienia się tylko zakres.
Tak samo może wyglądać aktywność fizyczna. Minimum może oznaczać krótki spacer albo kilkanaście minut ruchu. Optimum — zaplanowany trening. Maksimum — trening i dodatkową aktywność, jeśli rzeczywiście masz na nią ochotę i zasoby. W obowiązkach domowych minimum może oznaczać zrobienie jednej rzeczy, która najbardziej wymaga uwagi, optimum — zwykły zakres porządków, a maksimum — dodatkowe zadanie, które od dawna czekało na swoją kolej. Nie chodzi o konkretne liczby ani o stworzenie kolejnego skomplikowanego systemu. Chodzi o odejście od założenia, że istnieje tylko jedna prawidłowa wersja wykonania planu.
Minimum nie jest przegraną wersją maksimum
To prawdopodobnie jedna z najważniejszych rzeczy w całym tym sposobie planowania. Jeżeli minimum ma działać, musi naprawdę oznaczać minimum. Nie może być pierwszym etapem, po którym automatycznie zaczynasz negocjować ze sobą: „Skoro już zaczęłam, to zrobię jeszcze trochę”. Nie powinno też tworzyć długu wobec przyszłej Ciebie. Jeśli dzisiaj wykonałaś minimum, pozostała część optimum nie staje się automatycznie zaległością, którą jutro trzeba odrobić.
Inaczej bardzo szybko można stworzyć system, w którym formalnie masz trzy poziomy planu, ale psychicznie nadal istnieje tylko maksimum. Minimum jest wtedy „niewystarczające”, optimum „w porządku”, a maksimum staje się jedynym wynikiem dającym pełną satysfakcję. To byłaby tylko nowa nazwa dla starego mechanizmu.
Plan minimum ma sens właśnie dlatego, że pozwala zachować ciągłość bez wymagania od siebie identycznego poziomu działania każdego dnia. Czasami zrobisz więcej. Czasami mniej. Długoterminowo ważniejsze może być stworzenie sposobu działania, który jest możliwy do utrzymania również wtedy, kiedy życie nie wygląda idealnie.
Dla której wersji siebie powstał Twój plan?
Możesz sprawdzić to na jednym prawdziwym przykładzie. Weź plan na jutro albo jeden obszar, którym obecnie się zajmujesz. Najpierw zapisz wszystko, co zamierzasz zrobić. Potem nie pytaj jeszcze, czy „dasz radę”. Zastanów się, jakie założenia kryją się pod tym planem. Ile energii zakładasz? Jakiego poziomu koncentracji wymaga? Ile czasu naprawdę potrzebujesz, uwzględniając przerwy i przechodzenie między zadaniami? Czy plan nadal działa, jeśli dzień okaże się trochę trudniejszy, niż przewidujesz?
Następnie znajdź jego rdzeń. Gdybyś mogła zrobić tylko część, co rzeczywiście warto zachować? To będzie Twoje minimum. Potem określ realistyczną wersję zwykłego dnia – optimum. Na końcu dopisz rzeczy, które możesz zrobić wtedy, kiedy naprawdę masz więcej przestrzeni. To maksimum.
Możesz również rano sprawdzić nie tylko listę zadań, ale siebie. Nie po to, żeby codziennie szczegółowo analizować swój stan, lecz żeby odpowiedzieć na jedno praktyczne pytanie: która wersja mojego planu pasuje do zasobów, które mam dzisiaj?
Plan ma pomagać Ci działać, a nie sprawdzać, czy jesteś wystarczająca
Ambicja sama w sobie nie jest problemem. Dzięki niej możesz chcieć rozwijać projekty, uczyć się nowych rzeczy, dbać o siebie i realizować cele, które są dla Ciebie ważne. Nie trzeba jej wyciszać tylko dlatego, że nie każdego dnia masz takie same możliwości. Znacznie bardziej użyteczne może być nauczenie się współpracy między tym, dokąd chcesz dojść, a tym, czym rzeczywiście dysponujesz dzisiaj.
Plan jest narzędziem. Nie umową podpisaną przez wczorajszą wersję Ciebie z dzisiejszą. Jeśli warunki się zmieniły, możesz zmienić jego zakres. Jeśli masz więcej zasobów, możesz zrobić więcej. Jeśli masz ich mniej, możesz wybrać minimum. Żaden z tych dni nie musi definiować Twojej wartości ani mówić, jak ambitną jesteś osobą.
Spróbuj więc przy kolejnym planowaniu nie tworzyć harmonogramu wyłącznie dla najbardziej wypoczętej, skupionej i produktywnej wersji siebie. Przygotuj plan również dla siebie zwyczajnej. I dla siebie z dnia, w którym masz mniej. Dzięki temu zamiast każdego dnia próbować dopasować siebie do planu, możesz zacząć dopasowywać plan do życia, które naprawdę się wydarza.